Tại sao doanh nghiệp và ngành thuế ưa thích sử dung hóađơn điện tử
Trong thời đại 4.0 thì việc công nghệp hóa hiện đại hóa là một Xu thế tất yếu, vậy nên việc gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng và có tính bảo mật cao là điều rất cần thiết và hơn thế nữa là tiết kiệm tối đa chi phí là yêu cầu chung của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử gửi đến khách hàng nhanh chóng như thế nào?
Một trong số những ưu điểm của hình thức hóa đơn điện tử hiện đại này chính là sự đa dạng của phương thức gửi – nhận. Thay vì sử dụng bưu điện, chuyển phát nhanh,…như hóa giấy thông thường, hóa đơn điện tử có thể được gửi tới tận tay khách hàng một cách nhanh chóng với nhiều phương thức khác nhau như:
- Tiến hànhgửi hóa đơn điện tửtới đối tác kinh doanh và khách hàng bằng thư điện tử email, tin nhắn qua điện thoại di động. Đây là phương thức thông dụng nhất bởi sự nhanh chóng, dễ thao tác và ít tốn chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp chỉ cần chuyển tệp dữ liệu chứa hóa đơn qua địa chỉ mail hay số điện thoại, hóa đơn sẽ đến tay khách hàng trong vòng 1 – 2 phút.
- Gửi hóa đơn thông qua website chính thức của doanh nghiệp. Đối với những khách hàng thường xuyên giao dịch, doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng lập tài khoản trên website, mọi thông tin về hóa đơn điện tử sẽ được gửi trực tiếp vào hòm thư tài khoản riêng của khách hàng để tiện kiểm tra, theo dõi.
- Gửi hóa đơn qua một số ứng dụng, công cụ kế toán.
2. Một số lưu ý khi gửi hóa đơn điện tử
Trước khi tiến hành gửi hóa đơn điện tử cho đối tác kinh doanh và khách hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra kĩ lưỡng mọi thông tin, tiêu thức, chữ kí trên hóa đơn đã tuyệt đối chính xác và đầy đủ hay chưa để tránh sai sót, thiếu hụt thông tin trên hóa đơn.
Khi hóa đơn vừa chuyển đi, doanh nghiệp nên thông báo qua mail hoặc tin nhắn để người nhận hóa đơn nhanh chóng kiểm tra, xác nhận hóa đơn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu trữ, sắp xếp và quản lý hóa đơn một cách khoa học để việc kiểm tra cũng như gửi nhận trở nên nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
3. Hướng dẫn gửi mã tra cứu hóa đơn cho khách hàng
Đối với những phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại, mỗi hóa đơn đều sở hữu một mã tra cứu để dễ dàng kiểm tra lại thông tin. Doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào phần mềm, chọn gửi mã tra cứu và nhập email/số điện thoại của khách hành để gửi mã tra cứu cho khách.
Đối với một số doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm và chưa trực tiếpgửi hóa đơn điện tửtới tay khách hàng; khách hàng có thể chủ động tra cứu thông tin hóa đơn bằng cách
- Truy cập vào trang website chính thức của doanh nghiệp
- Truy cập vào mục tra cứu hóa đơn
- Nhập thông tin bên mua/thông tin hóa đơn
Trong trường hợp có sai sót về thông tin trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên hệ với bên phát hành hóa đơn để kịp thời hiệu chỉnh và sửa chữa.
4. Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín M-Invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phần kế toán – kiểm toán; giúp công tác quản trị chuyên nghiệp, nhanh chóng hơn. Hóa đơn điện tửkhông những giải quyết tồn đọng và lỗ hổng của hình thức hóa đơn giấy mà còn mang lại những tiện ích không thể chối cãi cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, nhà nước và khách hàng.
